Haarlem is een stad met ruim 145.000 inwoners op zo'n 20 kilometer van Amsterdam in het noorden van Nederland. Het gemeentebestuur heeft 1.400 medewerkers in dienst en is verantwoordelijk voor een breed scala van lokale overheidsdiensten, waaronder politie, ambulance en brandweer.

Het was de wens van de gemeente Haarlem om te onderzoeken wat de nieuwe mailomgeving van Microsoft – MS Exchange 2010 - te bieden heeft. Het resultaat van het onderzoek was de opdracht aan TMDi een pilot met de migratie van een aantal gebruikers uit te voeren.

Allereerst werd een Serverpark voor de Exchange 2010 omgeving ingericht. Een aantal virtuele servers zorgden voor ontsluiting naar buiten, beveiliging en transport van de mail. De databases zijn ingericht op fysieke machines in combinatie met de nieuw ontwikkelde clusteromgeving van Microsoft: de DAG - Database Availability Group. In een DAG wordt failoverclustering geïmplementeerd op basis van maildatabases in plaats van fysieke (complete) servers. Nog steeds vindt continuous replication plaats, nu echter op databaseniveau, met een kopie op een andere server of LUN. Zodra een server of database offline gaat zal de andere server een automatische failover doen en de database die offline is mounten waardoor binnen seconden de connectie met de juiste database weer tot stand wordt gebracht.

De ontsluiting van Exchange is op verschillende manieren mogelijk. De gemeente Haarlem heeft gekozen voor Microsoft Thread Management Gateway. Deze opvolger van de Microsoft ISA server kan worden ingezet als edge-server of als firewall naar en van buiten. Zo is het mogelijk om versleutelde verbindingen zoals MS outlook Web App, Active Sync en Outlook Anywhere op een veilige manier aan te bieden aan gebruikers. Door het gebruik van Microsoft Outlook 2007 – met binnenkort een upgrade naar MS Outlook 2010 – zijn agenda’s en mailboxen eenvoudig te beheren en te delen tussen management en secretariaat. De iPhones synchroniseren naadloos met de Exchange omgeving en via Active Sync heeft men altijd een up-to-date agenda bij zich.

Voor de  migratie is een tool van Quest gebruikt. Deze tool heeft op dit moment een aantal mailboxen volledig gemigreerd naar Exchange, evenals de agenda's, mappen en distributielijsten van de gebruikers. Op dit moment draaien twee omgevingen naast elkaar in een pilot, ter voorbereiding op  de grote migratie. Voor de grote migratie worden onder begeleiding van TMDi ook de DNS servers gemigreerd naar Microsoft DNS.